Formularz kontaktowy na stronie www dla kancelarii prawnej – dlaczego jest tak ważny?

Tymczasem z perspektywy potencjalnego klienta to właśnie ten formularz często staje się momentem przejścia od poszukiwania informacji do nawiązania pierwszego kontaktu z kancelarią i znacznie ułatwia ten kontakt. Sprawdźmy dlaczego ten element jest tak ważny i jak należy go zaprojektować, aby rzeczywiście był użyteczny.

Osoba potrzebująca pomocy prawnej często znajduje się w trudnej sytuacji życiowej, np. może być w trakcie rozwodu, konfliktu rodzinnego, sporu z pracodawcą, postępowania spadkowego czy problemów związanych z prowadzeniem firmy. Takim sytuacjom zawsze towarzyszą emocje, niepewność i zagubienie, dlatego telefon nie zawsze jest wtedy najwygodniejszą formą kontaktu. Nie każdy potrafi od razu tak uporządkować myśli, aby przedstawić swoją sprawę w kilku zdaniach, a niektórzy obawiają się, że powiedzą coś nieprecyzyjnie albo pominą ważne szczegóły. Formularz kontaktowy na stronie www dla kancelarii prawnej jest wtedy dużym ułatwieniem, bo pozwala na spokojnie zebrać myśli, opisać problem i wysłać wiadomość w dogodnym momencie – również wieczorem lub w weekend, gdy kancelaria jest zamknięta.

Dla osoby niezwiązanej na co dzień z prawem wiele zagadnień prawnych bywa skomplikowanych. Nie zawsze wie ona jak opisać swój problem, jakie informacje są istotne dla prawnika ani od czego w ogóle zacząć rozmowę, dlatego dobrze zaprojektowany formularz działa tutaj o wiele lepiej, niż zwykły adres e-mailowy podany przez kancelarię w zakładce “Kontakt”. Kilka prostych pytań, które zawiera taki formularz, pomaga uporządkować zgłoszenie i wskazać najważniejsze informacje już na starcie, tak aby kancelaria na ich podstawie była w stanie ocenić charakter sprawy. W efekcie zamiast otrzymywać krótką wiadomość o treści „Proszę o kontakt”, kancelaria może od razu dowiedzieć się, czego dotyczy problem, czy sprawa jest już w toku i czy istnieją ważne terminy wymagające szybkiego działania.

Najlepsze formularze nie przypominają pustej kartki papieru. Ich zadaniem jest wspieranie użytkownika krok po kroku podczas przekazywania informacji, dlatego dobrym rozwiązaniem są krótkie pytania dostosowane do danego obszaru specjalizacji. W przypadku prawa rodzinnego można zapytać na przykład o rodzaj sprawy (rozwód, alimenty, kontakty z dzieckiem) albo o to, czy postępowanie zostało już wszczęte. Przy obsłudze przedsiębiorców warto umożliwić wskazanie problemu, np. nieopłaconej faktury, sporu z kontrahentem, potrzeby przygotowania umowy lub kontroli ze strony urzędu. W sprawach cywilnych pomocne mogą być natomiast pytania o wartość przedmiotu sporu, otrzymane pisma sądowe, wyznaczone terminy lub etap, na którym aktualnie znajduje się postępowanie. Nie chodzi jednak o tworzenie rozbudowanej ankiety, bo formularz nie ma zastępować konsultacji prawnej – powinien jedynie ułatwić pierwszy kontakt obydwu stronom.

Co ważne, pytania powinny być formułowane językiem zrozumiałym dla osób bez wiedzy prawniczej, bo tylko wtedy formularz faktycznie będzie pomocny. Jeżeli użytkownik nie zrozumie pytania, nie będzie w stanie poprawnie na niego odpowiedzieć, a kancelaria nie otrzyma informacji, które mogą być punktem wyjścia do dalszej rozmowy. W formularzu kontaktowym na stronie www dla kancelarii prawnej warto również pozostawić dodatkowe pole na swobodny opis sytuacji. Nie każda sprawa da się bowiem zamknąć w kilku gotowych odpowiedziach, dlatego czasem klient może mieć potrzebę uszczegółowienia pewnych informacji.

W przypadku branży prawniczej ogromne znaczenie mają dokumenty. Wezwanie do zapłaty, umowa, decyzja administracyjna, pismo procesowe czy korespondencja z drugą stroną często zawierają informacje ważne dla oceny sytuacji, dlatego na stronach www dla kancelarii prawnych coraz częściej można znaleźć formularz kontaktowy umożliwiający dodawanie załączników. Takie rozwiązanie pozwala szybciej zapoznać się ze sprawą i lepiej przygotować do pierwszej rozmowy, bo prawnik nie musi już rozpoczynać od serii dodatkowych pytań ani prosić klienta o przekazanie materiałów.

Trzeba jednak pamiętać, że funkcja związana z dodawaniem załączników wymaga odpowiedniego zaprojektowania. Dokumenty prawne bardzo często zawierają dane osobowe, informacje finansowe lub inne poufne treści, dlatego też strona www dla kancelarii prawnej musi zapewniać odpowiedni poziom bezpieczeństwa i jasno komunikować zasady przetwarzania danych.

Nie da się zaprzeczyć, że korzyści wynikające z dobrze przygotowanego formularza odczuwa również kancelaria. Uporządkowane zgłoszenia są bowiem łatwiejsze do obsługi, a zespół szybciej orientuje się, czego dotyczy dana sprawa. To szczególnie ważne w kancelariach specjalizujących się w kilku obszarach prawa, bo informacja o rodzaju problemu pozwala od razu przekazać zgłoszenie do właściwej osoby lub działu. Z kolei informacje dotyczące terminów pomagają ustalić priorytet kontaktu, aby nie okazało się, że pilna sprawa wymagająca reakcji w ciągu kilku dni trafiła do tej samej kolejki co zapytanie, które może poczekać jeszcze kilka tygodni.

Jeszcze większe możliwości pojawiają się wtedy, gdy formularz na stronie www dla kancelarii prawnej zostanie zintegrowany z systemem CRM lub innym narzędziem służącym do zarządzania zgłoszeniami. W takim przypadku informacje trafiają bezpośrednio do odpowiednich procesów i nie wymagają ręcznego przepisywania ani pilnowania dat.

W świecie UX często można spotkać się ze stwierdzeniem, że im mniej pól do wypełnienia ma formularz, tym lepiej. W przypadku kancelarii prawnych sprawa nie jest jednak tak prosta. Zbyt ubogi formularz może nie dostarczyć informacji potrzebnych do przygotowania odpowiedzi, z kolei zbyt rozbudowany może zniechęcić użytkownika do kontaktu. Kluczem jest więc znalezienie równowagi. Formularz powinien zbierać wyłącznie te dane, które rzeczywiście pomagają kancelarii zrozumieć charakter sprawy, a każde dodatkowe pole powinno mieć konkretny cel.

Coraz więcej osób trafia na strony kancelarii surfując po internecie na urządzeniach mobilnych, np. podczas przerwy w pracy czy w podróży. Jeżeli formularz nie wyświetla się wygodnie na telefonie czy tablecie, część użytkowników po prostu zrezygnuje z kontaktu. Mobilna wersja formularza więc powinna być czytelna i intuicyjna, pola muszą mieć odpowiedni rozmiar, a cały proces nie może wymagać wielokrotnego przewijania strony. Znaczenie ma także sposób obsługi błędów, bo nic nie frustruje użytkownika bardziej niż utrata wszystkich wpisanych danych po przypadkowym błędzie w jednym polu formularza.

Pamiętajmy, że kliknięcie w przycisk “Wyślij formularz” nie powinno kończyć całego procesu kontakt na stronie www dla kancelarii prawnej. Klient powinien jeszcze otrzymać jasne potwierdzenie, że wiadomość została poprawnie przesłana, a dodatkowo warto poinformować go, kiedy może spodziewać się odpowiedzi oraz jak będzie wyglądał kolejny etap komunikacji, czyli w jaki sposób kancelaria skontaktuje się w odpowiedzi na zgłoszenie. Takie rozwiązanie zmniejsza niepewność i pomaga budować profesjonalny wizerunek. Komunikaty powinny być jednak formułowane ostrożnie, aby potwierdzenie otrzymania wiadomości nie zostało przez klienta zinterpretowane jako automatyczne przyjęcie sprawy do prowadzenia i nie wywołało zbędnej paniki.

Największą skuteczność formularz osiąga wtedy, gdy nie jest odizolowanym elementem ukrytym wyłącznie w zakładce kontaktowej, lecz pojawia się w miejscach, gdzie użytkownik naturalnie podejmuje decyzję o kontakcie. Sprawdza się więc dobrze na stronie opisującej usługi i specjalizacje kancelarii oraz pod artykułami blogowymi odpowiadającymi na konkretne problemy prawne, bo w takich miejscach stanowi logiczną kontynuację ścieżki użytkownika.

Podsumowując, formularz na stronie www dla kancelarii prawnej jest czymś znacznie więcej niż technicznym dodatkiem. Pomaga on klientom przełamać barierę przed pierwszym kontaktem, porządkuje informacje, usprawnia pracę zespołu i wspiera budowanie zaufania.

W Sodova od lat projektujemy strony dla branży prawnej i wiemy, jakie rozwiązania sprawdzają się w codziennej pracy takich firm. Napisz do nas, aby poznać indywidualną ofertę.

Zapraszamy do kontaktu: hello@sodova.pl